Un accueil orienté clients
Pour nos clients, le fait qu’une visite au bureau se déroule facilement fait toute la différence. Toutefois, un accueil convivial et orienté clients ne va pas de soi, c’est pourquoi nous nous engageons à améliorer nos supports (d’information). En nous efforçant continuellement d’optimiser et de professionnaliser l’accueil de nos clients, nous essayons de les accueillir et de les accompagner de la meilleure façon possible. L’installation de boîtes aux lettres dédiées et d’écrans d’information numériques facilite les visites dans les bureaux.
Des boîtes aux lettres intérieures durables
En juin 2024, certains responsables d’équipe ont émis le souhait que les clients puissent déposer les documents nécessaires à la constitution de leur dossier ou à l’exécution de leur paiement dans un espace sécurisé, à l’intérieur de nos locaux.
ORG a transmis cette demande au service Bâtiments qui a rapidement réagi en suggérant de réutiliser les planches des meubles de l’ancien bureau de Louvain afin de construire des boîtes aux lettres intérieures qui puissent être intégrées aux salles d’attente des bureaux de paiement.
Quatre mois plus tard, les nouvelles boîtes aux lettres « made in CAPAC » ont pu être installées dans les bureaux d’Anvers, de Charleroi, d’Eupen, de Gand, de Huy, de Louvain, de Malines, de Namur, de Verviers et de Zottegem.
Un bel exemple d’application de nos valeurs « collaboration » et « durabilité » !
Franck Parrod – FIN
Jennifer Demolder – ORG
Nouveaux écrans : un accueil numérique et informatif
Mi-2024, nous avons lancé un projet de collaboration visant à installer des écrans d’information dans nos bureaux. Le besoin est né de notre vision renouvelée : informer les clients de manière plus proactive et plus claire.
Collaboration entre départements
Une réunion intitulée « Écrans d’information dans les bureaux » a marqué le début d’une véritable interaction entre nos départements ORG, CoSI, ICT et FIN. Chaque département constituait un maillon distinct d’un ensemble qui fonctionnait bien. Cette collaboration intensive a débouché sur le développement d’un système innovant de signalisation numérique (Digital Signage), un système conçu pour optimiser la communication et la délivrance d’informations.
ICT a lancé une étude de marché approfondie pour trouver un logiciel Digital Signage adapté, en tenant compte d’un budget limité et de l’achat d’écrans compatibles. Fin 2023, 50 écrans d’information adaptés avaient déjà été achetés. À partir du printemps 2024, le service Bâtiments a commencé à installer les écrans dans les salles d’attente de nos bureaux. L’installation et la configuration du système ont nécessité une coordination minutieuse entre les différents départements. Après l’installation des écrans, ICT a pu convertir des ordinateurs de type « Thin Clients Wyse » recyclés en lecteurs multimédias, puis les installer et les configurer. Cela a permis d’afficher de manière professionnelle les présentations fournies et gérées par le service Communication.
Grâce aux efforts conjoints de tous les services concernés, le système Digital Signage est désormais opérationnel à 75 % dans plusieurs bureaux de la CAPAC. Ce système constitue un moyen moderne et efficace de partager des informations et d’améliorer la communication avec les clients dans tous les bureaux. Nous continuerons à travailler sur sa mise en œuvre en 2025.
Une meilleure information et un fonctionnement plus efficace
Les écrans d’information numériques remplacent les affiches en papier dans les salles d’attente. Cette évolution crée non seulement un environnement plus ordonné, mais contribue également à une communication plus efficace. En outre, nous économisons de l’argent, car nous utilisons moins de papier.
La numérisation des informations dans les bureaux garantit un flux d’informations continu et actualisé. Les principales mises à jour et nouveautés sont communiquées plus rapidement, de sorte que nos clients sont toujours au courant des dernières informations ou des informations supplémentaires lorsqu’ils se rendent dans leurs bureaux. Ainsi, tout le monde reste informé, ce qui profite au fonctionnement interne.
Concrètement, les écrans affichent des informations essentielles sur le fonctionnement de notre organisation. Le contenu va des heures d’ouverture des bureaux et des possibilités de contact aux campagnes de promotion et de communication (par exemple, la carte de contrôle électronique) et aux mises à jour sur les dernières nouveautés (par exemple, le numéro de téléphone unique). Ces informations peuvent faciliter les visites dans les bureaux et aider les clients.
Projets futurs
Dans un monde de plus en plus numérisé, cette étape est un choix logique pour la CAPAC. Plus de 20 bureaux ont déjà été équipés des nouveaux écrans d’information et 37 écrans ont déjà été installés. L’installation des écrans restants est prévue pour 2025.
Paulien Huyghe – CoSI
Maarten Panis – FIN
Rudy Vercaigne – ICT
