Numérisation des dossiers du personnel
Lancement du projet
Au cours des deux dernières années, HRM s’est employé à numériser les dossiers du personnel. Nous avons fait de grands progrès en matière de transformation numérique, ce qui s’est traduit par l’implémentation de dossiers du personnel numériques. Le projet est achevé et depuis fin mai 2024, nos agents et l’équipe HRM peuvent accéder à leurs dossiers personnels dans Kiwi, l’application self-service destinée à nos agents.
Transformation numérique
Le passage du papier aux dossiers personnels numériques a également entraîné un changement important dans notre façon de travailler. Alors qu’auparavant, pour consulter les dossiers, nous dépendions d’archives physiques sur papier, nous pouvons désormais accéder facilement et rapidement aux informations, et ce, où et quand nous le voulons. Les agents peuvent désormais consulter leurs propres dossiers sans devoir prendre rendez-vous ou se rendre aux archives. Cela facilite non seulement l’accès aux informations importantes, mais renforce également l’implication et le contrôle des agents sur leurs propres données.
En outre, HRM peut travailler plus rapidement et plus efficacement puisque tous les documents sont stockés dans un emplacement numérique centralisé. La collaboration entre les services au sein du département HRM s’est également grandement améliorée, car nous avons désormais tous un accès simultané aux mêmes informations et nous pouvons travailler de manière plus transparente.
Enfin, les agents peuvent retrouver plus facilement leurs contrats de travail ou leurs courriers signés. En cas de perte d’un document particulier, ils peuvent toujours trouver une sauvegarde numérique dans leur dossier personnel.
Respect du RGPD
L’une des principales priorités de notre projet était d’assurer la protection des données personnelles de nos agents. Nous avons veillé à ce que le système soit conforme à la législation la plus stricte en matière de protection de la vie privée, y compris au RGPD. Nos agents peuvent donc avoir la certitude que leurs données sont conservées en toute sécurité et qu’elles ne peuvent être consultées que par eux ou par des agents HRM spécifiques.
Contrôle régulier
Pour que tous les dossiers soient à jour et traités correctement, nous procédons à des contrôles réguliers. Cela permet d’éviter que des documents soient attribués à la mauvaise personne et de garantir le respect du RGPD.
Avenir numérique
La réussite de ce projet de numérisation des dossiers du personnel marque un tournant important dans notre transformation numérique. Cela a permis d’améliorer non seulement l’efficacité, mais aussi l’accessibilité pour tou(te)s. Nous sommes également convaincus que cette numérisation constitue une base importante pour les développements futurs au sein de notre organisation.
Elena Kolberger – HRM
